Schnelleinstieg
Willkommen zum Schnelleinstieg für die b-bit Software. Mit dieser Anleitung lernst du die Grundlagen für ein effizientes Arbeiten mit der Software kennen. Das beinhaltet den Umgang mit Datensätzen, Listenansichten, Detailansichten und die Verlinkung referenzierter Datensätze.
Schritt 1: Datensätze
Datensätze sind das Herzstück der b-bit Software. Sie können vielfältige Informationen enthalten, zum Beispiel Kundendaten, Produktinformationen oder Inventardaten. Jeder Datensatz kann – sofern sinnvoll - auch Finanz-, Lager-, Kostenrechnung- oder Arbeitszeit-Buchungen enthalten.
Weiter kennt b-bit das Konzept von Sublisten, sprich ein Datensatz direkt eine Liste von untergeordneten Datensätzen enthalten. Beispielsweise hat ein Artikel mehrere Lieferanteneinträge mit jeweils eigenen Einkaufspreisen.
Generell wird jeder Datensatz versioniert und jede Änderung kann technisch nur via neue Version eines Datensatzes erfolgen.
Schritt 2: Listenansicht
Die Listenansicht bietet dir Zugang zu all deinen Datensätzen. Hier kannst du eigene Listen erstellen, um bestimmte Datensätze schnell und einfach zu finden und zu sortieren. Nutze dazu in der rechten Spalte die vertikal geschriebenen Seitenreiter «Spalten» und «Filtern».
Im Seitenreiter «Ansichten» kannst du einmal erstellte Ansichten mitsamt Filter und Sortierung für alle Benutzer speichern oder auch die Standardansicht überschreiben.
Im Seitenreiter «Einstellungen» hast du weiter die Möglichkeit, archivierte und gelöschte Datensätze einzublenden sowie auf Sublisten zuzugreifen. Sobald eine Subliste ausgewählt wird, tauchen im Seitenreiter «Spalten» die entsprechenden Felder zusätzlich zur Auswahl auf. Der einzelne Datensatz wird entsprechend der Anzahl der Sublisten-Elemente dann mehrmals auf der Liste ausgegeben. Beispiel: Ein Artikel mit zwei Lieferanten erscheint im Sublisten-Modus als zwei Zeilen, einmal der Artikel mit Lieferant 1 und einmal mit Lieferant 2.
Generell kann jede Liste via Rechtsklick oder via 3-Punkte Menü oben rechts in ein Excel oder CSV exportiert werden.
Schritt 3: Detailansicht
Die Detailansicht gibt dir einen tieferen Einblick in jeden einzelnen Datensatz. Wenn du in der Listenansicht auf einen bestimmten Datensatz klickst, öffnet sich – sofern vorhanden – zuerst die Vorschau. Via Doppelklick auf die Zeile gelangst du zur Detailansicht. Hier kannst du alle in dem jeweiligen Datensatz enthaltenen Daten einsehen und bearbeiten. Alternativ findest du oben rechts in der Listenansicht den + Knopf, um einen neuen Datensatz anzulegen.
Du musst die Felder innerhalb eines Datensatzes gemäss ihrer Beschriftung ausfüllen. Pflichtfelder oder Felder mit ungültigen Werten markiert das Validierungs-System automatisch rot. Unten links siehst du eine Zusammenfassung der Validierung.
Mögliche Aktionen wie z.B. Speichern, Drucken, Kopieren, Übersetzen, etc. sind entweder direkt beim Feld, auf dessen Kachel, im 3-Punkte Menü oben rechts oder einfach als Symbol oben rechts platziert.
Unten rechts findest du die Info, wer wann den Datensatz zuletzt gespeichert hat oder “Neues Dokument” bei neuen Datensätzen. Beim Klick darauf öffnet sich die Versionshistorie. Hier siehst du, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Beim Klick auf die jeweilige Version wird diese schreibgeschützt geöffnet und du hast via 3-Punkte Menü oben rechts die Möglichkeit, alte Versionen als neue Version wiederherzustellen.
Schritt 4: Referenzierte Datensätze
Mit b-bit hast du die Möglichkeit, neue Datensätze direkt aus einem bestehenden Datensatz heraus zu erstellen. Dafür nutzt du das Symbol "Pfeil im Quadrat" auf dem jeweiligen Feld. Es öffnet sich anschliessend ein neuer Tab mit einen neuen Datensatz. Nach dem Speichern und Schliessen des Tabs verlinkt das System ihn automatisch mit dem aktuellen Datensatz.
Wenn ein Datensatz auf einen nicht gespeicherten oder gelöschten Datensatz referenziert, gibt das Validierungs-System einen entsprechenden Hinweis. Umgekehrt können Datensätze nur endgültig gelöscht werden, solange kein anderer Datensatz mehr auf diesen referenziert.
Schritt 5: Drucken / PDF
Die b-bit Software ermöglicht es dir, Datensätze in ein PDF zu drucken und individuell anpassbare Vorlagen zu erstellen. Bis auf wenige Ausnahmen ist jede Vorlage eine Microsoft Word-Datei (.docx), die mit entsprechenden Platzhaltern vorbereitet wird. Diese Platzhalter werden beim Erstellen des PDFs ähnlich dem Serienbrief mit den Daten aus dem Datensatz abgefüllt. Ausnahmen sind zum Beispiel Dymo-Eiketten, wo das herstellerspezifische Dymo-Format verwendet wird. Den Drucken-Knopf findest du – sofern eine Vorlage konfiguriert ist – oben rechts. Halte beim Klicken auf den Drucken-Knopf die Ctrl-Taste gedrückt oder nutze das Tastenkürzel Ctrl+P, um das PDF direkt zu öffnen und zu drucken.
Die Vorlagen findest du im Einstellungs-Modul der Software. Auf der Zweigstelle können die Vorlagen den Datensätzen zugeordnet werden. Das ermöglicht es dir, eine Vielzahl von verschiedenen Vorlagen für verschiedene Datensätze zu erstellen und zu verwalten.
Je nach Datensatz kann das erstellte PDF zusätzlich digital signiert und archiviert werden. Das sorgt für eine rechtlich sichere und nachvollziehbare Dokumentation deiner Datensätze.
Tipps & Tricks
Verweile mit der Maus über einem Symbol, es erscheint dann jeweils ein Tooltip mit einer weiteren Erklärung und – sofern vorhanden – mit dem Tastatur-Tastenkürzel. Generell lässt sich die Software mit Tastenkürzeln effizient bedienen, weswegen wir diesem Thema eine eigene Seite gewidmet haben.
Die globale Suche / Adressleiste oben in der Mitte funktioniert ähnlich wie man das vom Internet-Browser her kennt. Grundsätzlich findest du dort alle Kontakte, Artikel und Listenansichten. Im täglichen Geschäft geht es meistens entweder um einen Kunden oder einen bestimmten Artikel. Via Klick aufs Suchfeld oder Ctrl-L kannst du z.B. einen Kunden suchen und direkt öffnen. Die Detailansicht des Kunden ist so ausgestaltet, dass du von dort aus zu allen für diesen Kunden relevanten Datensätzen wie z.B. seinen Verkäufen, Einkäufen, etc. weiter navigieren kannst.
Mit diesen Grundlagen solltest du in der Lage sein, effizient mit der b-bit Software zu arbeiten. In dieser Einführung wurden nur die Kernfunktionen behandelt. Die Software bietet jedoch noch viele weitere Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten. Für weitere Informationen steht dir diese Online-Dokumentation zur Verfügung sowie unseren kostenpflichten Support.